Comunicacion Interna

 

Carlos R. Adeva, Responsable de estrategias, comunicación interna y organizaciones de Lawyerpress / STRONG element

Las Redes de Despachos son organizaciones habituales en el sector legal. Son modelos de negocio estructurados, basados la mayoría de las ocasiones en acuerdos económicos y en la creación de una imagen corporativa que nos aporte mayor prestigio y reputación a nivel local.

Las redes de despachos se suelen organizar en torno a una junta directiva encargada de la toma de decisiones del día a día, son estas personas las que se responsabilizan de crear una estructura y una organización interna, además de una identidad común. Es en reuniones de socios y miembros de la red cuando a través de la convivencia se fortalece la cultura de la red. Estas reuniones suelen tener un carácter bimensual, trimestral o incluso semestral o anual, siendo en muchas ocasiones la única herramienta de cohesión y fortalecimiento de la red.

Carlos R. Adeva
Carlos R. Adeva – Responsable de estrategias, comunicación interna y organizaciones

En mi opinión las redes de despachos centran sus esfuerzos en la creación de una imagen corporativa fuerte y atractiva, invirtiendo gran parte del presupuesto en el diseño del logotipo y de una página web atractiva además de algún material corporativo o newsletter que les sirva de apoyo. Existen otras redes que también dedican esfuerzo y presupuesto para crear e implantar una estrategia de comunicación externa que les permita aumentar la reputación y la visibilidad de la red.

En segundo lugar y como mencionamos anteriormente, gran parte de sus recursos se centran en crear relaciones personales sólidas, sin embargo, esta construcción de equipo se crea en las reuniones de la red y no se realiza de una manera estructurada. Se construye de una manera espontánea a través del mero contacto repetitivo y en la mayoría de las ocasiones mezclando lo profesional con el ocio.

El tercer aspecto al cual dedican esfuerzos las redes de despachos es el aspecto contractual, comprensible y más entre abogados, este asunto está perfectamente estructurado, existen numerosos documentos definiendo cuales son los porcentajes y comisiones establecidos en la facturación de un cliente aportado por la red, o a través de otro despacho miembro, también está perfectamente reglado el tema de cuotas, admisiones de nuevos socios, exclusividades territoriales etc.

Seguramente estaréis pensando que la red a la que pertenecéis aporta más valor y no la veis reflejada en la descripción anterior. Espero que así sea, pero sinceramente: ¿Hacemos todo lo posible para mejorar la satisfacción de los abogados y despachos miembros de la Red? ¿Dedicamos tiempo y esfuerzos para crear una organización dinámica y en continuo proceso de mejora? Sin duda una estrategia de comunicación interna es la herramienta y el vehículo más eficaz para avanzar en estos objetivos.

Quiero dar unas cuantas pautas para la reflexión:

  1. Crear identidad

En mi opinión y por comenzar de una manera positiva este es el aspecto mejor cuidado por la mayoría de las redes de despachos, quien más y quien menos, se ha esforzado por diseñar un logotipo atractivo y una página web digna, aunque en ocasiones no exceda de la categoría “digna” siendo pocos los ejemplos que realmente destacan por una brillante identidad corporativa.

Además, seguramente contarán con una newsletter que tenga un doble objetivo o incluso triple: proporcionar información a los propios miembros de la red, servir de material comercial para potenciales clientes y ayudar en la captación de nuevos miembros para la red. Quizás querer cumplir tantos objetivos la convierten en una herramienta poca eficaz.

Aun así, sin duda este es el aspecto más trabajado de una red.

  1. Implicación y motivación

Seguramente pensáis que la implicación y la motivación máxima se obtiene del rendimiento económico que obtienes por la pertenencia a una red de despachos, sin embargo, no debemos olvidar que este rendimiento estará determinado en un alto porcentaje por la motivación y el grado en el que nos sentimos implicados en la red.

¿Quién se preocupa y como de la motivación de los miembros de la red? En teoría las reuniones de la red tienen entre otros estos objetivos, ¿pero y el resto del tiempo? ¿Qué hacemos?

Seamos creativos y pensemos en cómo hacerlo. Se me ocurren muchas actuaciones, pero nuestra competencia esta “alerta”, quizás pueda concretarlas más adelante.

  1. ¿Qué aspectos debemos comunicar?

Esta es la base de cualquier organización y de su estrategia de comunicación externa o interna. Debemos tener claro que queremos comunicar y para ello debemos identificar nuestros valores como red. ¿Quiénes somos? ¿Cuál es nuestro perfil de despacho? ¿A que nos dedicamos? ¿Cuál es nuestra filosofía? ¿Qué aportamos tanto al cliente como al resto de miembros de la red? etc.

Para construir nuestra identidad tendremos que comunicar además información sobre los despachos y las personas miembros de la red, sus logros, sus conocimientos, sus informaciones relevantes, también podemos comunicar sobre actualidad legislativa, jurisprudencia etc.

  1. Conocimiento personal

En relación con el aspecto de construir identidad y sentido de pertenencia y vinculándolo con el punto dedicado a que comunicar, debemos prestar atención al conocimiento de las personas de la red. En mi opinión las personas son lo más importante de cualquier organización y por tanto conocer y establecer vínculos personales es un objetivo fundamental. Podemos acercarnos a este objetivo a través de entrevistas personales, presentaciones de los despachos miembros, etc. Para mí la estrategia más eficaz para establecer estos vínculos personales en una red de despachos es a través de la formación.

  1. Compartir el conocimiento

Aunque parezca increíble compartir el conocimiento no es uno de los pilares de las redes de despachos. ¿Cuántas redes tienen definidos canales de comunicación interna dedicados a la formación? Las nuevas tecnologías ponen muy fácil este aspecto podemos crear webinarios de formación a través de los cuales los diferentes expertos de cada despacho compartan sus conocimientos con el resto de miembros de la red, consiguiendo un doble objetivo: mejorar la capacitación técnica de los abogados y establecer vínculos personales a través de estos canales de formación tal y como mencionábamos en el anterior punto.

  1. Gestión de los egos

Después de los puntos ya tratados, creo que es un buen momento para hablar de los egos. ¿Son los abogados miembros de una red de personas que anteponen el bien común de la organización al bien individual? Permítanme que me reserve las dudas. ¿Aceptamos de buen grado que no sabemos de algo? ¿Somos generosos a la hora de compartir nuestros conocimientos? ¿Pensamos en generar clientes para otros miembros de la red en lugar de quejarnos de que la red no me aporta suficiente volumen de negocio?

Reflexionemos sobre este asunto y nuestra actitud personal, mejorar este aspecto favorecerá el éxito de nuestra Red.

  1. Favorecer la creatividad comunicación ascendente

Volviendo al tema de los canales de comunicación interna, en la mayoría de las redes que conozco la comunicación interna descendente está muy bien organizada, desde la directiva de la red a sus miembros, pero ¿tenemos igual de bien estructurada los canales de comunicación interna ascendentes? Y no me refiero solo a la que viene desde los diferentes responsables de los despachos sino también a favorecer las aportaciones de todos los abogados pertenecientes a la red, estos canales deben confiar y motivar la capacidad de aportar ideas y mejoras a la propia red. Dedicar esfuerzos para canalizar y estructurar estos canales de comunicación interna mejorarán la implicación y motivación del grupo.

  1. Coherencia con las comunicaciones internas, externas y el marketing

Sobre este asunto no hay mucho que objetar, en la mayoría de los casos existe una elevada coherencia entre los contenidos que se transmiten internamente, lo que se vende al exterior y como esto es organizado a través de las diferentes herramientas del marketing jurídico.

Si hay que tener cuidado con las falsas expectativas y las posibles frustraciones, volver de ese estado resulta francamente difícil. Por ello me gustaría remarcar la importancia de conseguir esa coherencia a través de la sinceridad y la transparencia, somos lo que somos en la actualidad pero estamos dirigidos a conceptos como la evolución y la mejora continua.

  1. Herramientas

Existen numerosas herramientas que nos ayudaran a mejorar todos los aspectos mencionados en este artículo. Si tenemos capacidad, en mi opinión el tener una intranet nos ayuda a gestionar de manera  eficaz todas las áreas. Una newsletter interna, la organización de webinarios y reuniones virtuales sin duda también ayudan.

Además, es conveniente tener un buen material corporativo con la historia y filosofía de la red y elaborar un manual de acogida para los nuevos socios.

  1. Elementos para medir y evaluar

Por último, y no menos importante, destacar que todo proyecto es dinámico. Tenemos que ser capaces de crear procesos y estructuras que nos permitan detectar nuestras carencias y potenciar nuestras virtudes, que nos permitan desarrollar, implantar y posteriormente evaluar diferentes áreas o procesos de mejora dentro de la organización.

Espero que reflexionar sobre estos puntos te ayuden a mejorar la Red de Abogados a la que perteneces y que también te sirva para aplicarlo a otros modelos organizativos.

Consolidar reputación

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