Carlos Adeva, responsable de Comunicación Interna de Lawyerpress

Los tiempos que corren hacen que numerosos despachos y abogados se encuentren inmersos en procesos de innovación tecnológica en sus firmas, de fusiones o integraciones entre diferentes despachos. Sin duda estos procesos suponen un cambio en la organización, en la manera en la que se trabaja, en la organización del tiempo y el trabajo, en la relación y rentabilidad asignada a los diferentes clientes y también por supuesto en la manera en que nuestros trabajos es evaluado y controlado por nuestra propia organización.

Todos estos cambios suponen un estrés adicional a los abogados del despacho y en ocasiones un fuerte rechazo, llegando incluso a generar un choque generacional. Mi artículo de hoy va a reflexionar sobre como afrontar estos procesos de una manera adecuada, eficaz y sobre todo cuidando la parte emocional y personal de nuestro equipo profesional.

Como he mencionado en anteriores ocasiones existe una herramienta fundamental para lograr la cohesión y motivación del grupo: las estrategias de comunicación interna en los despachos de abogados. Como en cualquier organización, lo primero que una persona espera es recibir una información clara en el momento adecuado. Me vienen a la memoria despachos con los que he colaborado en los cuales información relevante sobre cambios relevantes o incluso aspectos importantes sobre el futuro de la organización primero aparecen en los canales de comunicación informales, normalmente a través de los denominados “enterados” que van difundiendo información a través de frases tipo “me han comentado que”, “parece ser que míster X ha decidido” y tiempo después cuando el rumor se ha generalizado y en muchos casos  distorsionado, aparece la información a través de los canales oficiales y formales. Estas actitudes hacen un daño increíble y poco valorado a la organización en su conjunto. Por tanto, siempre hay que ofrecer una información clara, veraz y anticipada en el tiempo.

Después de explicar las razones del cambio, de ofrecer certidumbre sobre cómo se van a implantar esos cambios y las consecuencias de los mismos, casi en paralelo hay que conseguir la implicación de la organización en el nuevo proyecto. El objetivo es convencer, no imponer. Dando por segura la implicación de la dirección del despacho hay que dedicarse a que esta implicación descienda en cascada. Para conseguir estos objetivos hay que trabajar en dos vías.

La primera es conseguir que las personas se sientan importantes y participes del nuevo proyecto para ello lo principal es presentar toda la información al conjunto de la plantilla a través de algún acto formal, posteriormente sería recomendable establecer algún canal de comunicación interna que recoja sugerencias e inconvenientes. Recordemos que estos canales tienen que ser realmente bidireccionales y que TODOS los mensajes recibidos deben ser contestados con información suficiente.

Además de estos canales de información resulta efectivo crear equipos de personas de diferentes niveles de la organización que sigan, apoyen, comuniquen y en su caso corrijan la implantación de los cambios. Para que estos grupos sean realmente útiles es necesario que sus miembros abarquen los diferentes niveles de la organización e incluyan a los distintos líderes informales que toda organización posee.

Este asunto de los lideres informales, en mi opinión no esta suficientemente atendido en los despachos de abogados, en los cuales suele existir una organización muy jerarquizada. Identificar, motivar y como consecuencia implicar a los lideres informales resulta de vital importancia a la hora de afrontar cualquier cambio organizacional.

Otro aspecto determinante en los cambios organizacionales es la certidumbre/incertidumbre y la sensación sobre la capacidad personal/profesional de adaptación al cambio. En numerosas ocasiones tenemos asociado el cambio a sensaciones de miedo, a dudas sobre nuestra capacidad profesional o personal para adaptarnos a las nuevas exigencias de la organización, en definitiva, un estado de incertidumbre casi permanente.

Para afrontar estos aspectos y como ya hemos mencionado, hay que explicar muy bien las razones y beneficios del cambio y sobre todo como va a ser el proceso de implantación del cambio, pero no solo en cuantos a tiempos, si no también en cuanto a modo de gestionar nuestras propias funciones y responsabilidades. Pero sobre todo hay que motivar y ayudar a nuestro equipo a gestionar el cambio, la herramienta básica para este objetivo es la formación y el desarrollo profesional de nuestro equipo. Hay que trasladar el mensaje claro de contamos contigo y te vamos a ayudar y formar para que mejores profesionalmente y te adaptes sin problemas a la nueva realidad. Ofrecer certidumbre y motivación va a resultar un factor clave para superar el cambio organizacional.

Informa, ayuda, implica y motiva a tu equipo y no tendrás problemas para implantar los cambios organizacionales.

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